papierloos werken Canon P150 Portable Scanner

Papierloos werken dankzij digitaal archief

posted in Fotomateriaal

Papierloos werken dankzij digitaal archief

In alle bescheidenheid kan ik van mezelf zeggen dat ik doorgaans een ordelijk persoon ben. Er slingert nergens kledij rond, schoenen staan netjes in het schoenenrek, de bibliotheek is logisch ingedeeld, fotomateriaal zit steeds opgeborgen in een fototas of een stevige case, de lades van de papieropberger op mijn bureau zijn gelabeld. Last but not least: mijn werkplek blijft steeds netjes en vrij van alle overbodige items die me enigszins kunnen afleiden van de taak waarmee ik op dat moment bezig ben. Enkel wat ik nodig heb, ligt binnen handbereik. Ik heb een hekel aan chaos, ik heb de dingen nu eenmaal graag overzichtelijk en geordend.

Eenmaal je een systeem ontwikkelt, moet je uiteraard de nodige discipline aan de dag leggen om dat systeem te blijven onderhouden. Een site die me het voorbije jaar enorm geïnspireerd heeft is Zen Habits. De auteur streeft naar een (weliswaar ver doorgedreven) minimalistische aanpak in zijn leven en slaagt daar wonderwel in. Mijn huidig systeem bevalt me al hebben een aantal van zijn artikels mij er toe aangezet om stap voor stap een aantal zaken te verfijnen en beter in te delen.

Papierloos werken in het digitale kantoor

Eén ding ontbrak in mijn situatie: een digitaal archief van persoonlijke documenten, contracten, facturen, enz. Deze zijn de voorbije jaren in mappen geklasseerd en geordend volgens leverancier, jaartal of onderwerp. Een document opzoeken in dergelijke papierberg verloopt, ondanks de indeling, niet bijster vlot. Honderden documenten scannen met mijn oude Epson flatbedscanner is geen optie vanwege de beperkingen en bovendien enorm tijdrovend.

Aan die teleurstelling kwam vorige week een einde met een blogartikel van collega-fotograaf Niko Caignie. In zijn zoektocht naar vereenvoudiging en het digitaal ordenen van allerhande documenten reikte hij mij de oplossing aan in de vorm van de Canon P-150 Portable Scanner. Zoals de naam al doet vermoeden: een kleine draagbare documentenscanner. Vouw een A4 in de lengte en je hebt een idee hoe compact deze scanner is. Ik was meteen razend enthousiast en heb onmiddellijk deze scanner besteld. Software installeren hoeft niet, die zit in de scanner ingebouwd en start automatisch op wanneer je de scanner inschakelt.

Windows Verkenner Canon P150 (klik op foto voor grotere versie)

Canon P150 Portable Scanner software (klik op foto voor grotere versie)

Niko heeft nadien in een vervolgartikel zijn bevindingen over deze scanner gepubliceerd. Voor diegenen die oplossingen zoeken om documenten digitaal te archiveren, zijn deze twee artikels zeker de moeite om te lezen.

Op één dag heb ik zo’n 1000 persoonlijke documenten gescand en gearchiveerd. Dat proces verliep zeer vlot en de kwaliteit is zeer goed, ik kan deze scanner echt enorm aanbevelen. Van de zes klasseermappen blijft er nog eentje over met belangrijke papieren die ik wil behouden. De rest is al door de papierversnipperaar gehaald. Een aantal leveranciers bieden bovendien facturen en andere documenten in digitale vorm aan die je van hun website kan downloaden. Binnenkort komen de mappen van mijn zelfstandige activiteit aan de beurt die ik enkel zal scannen en archiveren. Weggooien mag niet omdat deze documenten een aantal jaren in originele vorm moet bewaren.

Windows Verkenner: indeling en structuur (klik op foto voor grotere versie)

Paperless office

Een volledig 100% papierloos kantoor is het (nog) niet al is er volgens mij een tendens aan de gang die ons stilaan in die richting duwt. De volgende fase waarin ik mijn administratie verder wil optimaliseren, is de zoektocht naar oplossingen die voor mijn workflow een meerwaarde kunnen betekenen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan Evernote, Dropbox, Google Apps, enz. Kortom, in the cloud solutions waarvan je de inhoud via diverse apparaten kan raadplegen. Momenteel gebruik ik Google om mijn mails en agenda te beheren en die zijn eveneens perfect raadpleegbaar via de smartphone.

Interessante lectuur:
10 tips for keeping your desk clean and tidy
Edit Your Life, Part 4: Your Work Space
12 New Rules Of Working You Should Embrace Today
Paper-free Living

9 comments

  1. en dat scannen is verslavend in het begin 🙂

    Fijn dat het je ook geïnspireerd heeft Serge!

  2. Kleine lettertjes: product werkt niet met Mac OSX. Is Epson dan het enige merk die scanners met (recente) drivers voor Mac levert?

  3. Amai Serge, ik ben je tegenpool!
    Mijn kledij slingert rond, schoenen staan nooit in het schoenenrek, er zit alles behalve logica in mijn bibliotheek, fotomateriaal ligt steeds her en der, labels gebruik ik amper en ik word voortdurend afgeleid door rommel op mijn werkplek…
    Maar die scanner is wel een geweldig tip! Ga ik echt eens over nadenken.
    en ik moet er zelfs amper plaats voor vrijmaken 😉

  4. Mike, er is een Canon P-150M die met Mac OSX compatibel is. Niko Caignie heeft deze scanner gekocht voor zijn Apple computers en dat werkt perfect.

  5. Koen, een geordende werkplek is voor mij niet enkel rustiger om te werken, het is ook rustiger in mijn hoofd. Dat is natuurlijk persoonlijk en zal voor anderen mogelijk niet van belang zijn.

  6. Ja maar, ik heb ook orde nodig hoor. Iedereen denk ik
    Op een gegeven moment wordt het me teveel en ruim ik alles tot in de puntjes op.
    En dan, heel langzaam beetje per beetje slaat de chaos weer toe 😉 Al heel mijn leven…

  7. Michel, schitterend! Veel plezier ermee!
    Niko mag een commissie krijgen van coolblue.be en ik ook een heel klein beetje 🙂
    Laat ons zeker je bevindingen weten!

Comments are closed.

error: